Un bon prompt pour un email client donne quatre informations à l'IA : ton activité, ton ton, le contexte du client et l'objectif de ta réponse. Avec ça, Claude ou ChatGPT te propose une réponse dans ta voix en moins de deux minutes. Il ne te reste qu'à relire avant d'envoyer.
Pourquoi tes emails te prennent autant de temps
Tu connais ce moment. Tu as cinq emails en attente, tu sais exactement quoi répondre, mais tu passes quand même dix minutes sur chacun à formuler, reformuler, relire, hésiter sur le ton. Multiplié par ta journée, c'est une heure qui part dans des emails.
Tu sais faire. Il te manque juste un système.
Les emails qui coûtent le plus cher sont ceux que tu n'envoies pas : la relance repoussée de semaine en semaine, le message qui dort en brouillon « parce que ce n'est pas le bon moment ». Ce qui bloque, presque toujours, c'est le temps qu'il faut pour trouver le ton juste avec chaque client.
Ce qu'il faut donner à l'IA
« Aide-moi à répondre à ce client » donne une réponse générique, correcte mais inutilisable telle quelle. Pour obtenir un email qui te ressemble, l'IA a besoin de quatre choses :
- Ton activité : ce que tu fais, pour qui, comment tu travailles.
- Ton ton : direct et humain, formel et structuré, chaleureux et proche, ou ta propre description.
- Le contexte du client : qui c'est, où en est la relation, ce qu'il attend de toi.
- L'objectif de ta réponse : informer, rassurer, relancer, refuser ou conclure.
La première fois, prends 5 minutes pour écrire ta description d'activité et de ton. Garde-la dans une note : tu la colleras dans tous les prompts de cet article.
Prompt 1 : répondre à un client dans ta voix
Pour toutes les réponses du quotidien : une question sur ta prestation, une demande de rendez-vous, un client qui attend une information.
Tu es mon assistant de communication client, tu connais mon activité et mon style. Mon activité : [décris en 2-3 lignes ce que tu fais, ta cible, comment tu travailles] Mon ton habituel : [direct et humain / formel et structuré / chaleureux et proche, ou décris-le] Voici l'email reçu : [colle l'email ou résume la situation en 2-3 lignes] Contexte sur ce client : [qui c'est, où en est la relation, ce qu'il attend de toi] Mon objectif avec cette réponse : [informer / rassurer / relancer / refuser / conclure] Rédige-moi une réponse qui : - va droit au but sans être froide, - reste dans mon ton, - répond précisément à sa demande sans ouvrir de nouvelles questions inutiles, - se termine par une action claire.
L'IA te rend un email écrit pour ce client et cette situation, dans ton ton. Tu le relis, tu changes un mot ou deux et tu l'envoies : 90 secondes au lieu de dix minutes.
Et tu n'as plus cette petite boule au ventre devant chaque réponse délicate, parce que tu sais que le premier jet sera bon.
Prompt 2 : relancer un prospect après un devis
Tu as envoyé le devis. Trois jours passent, puis cinq, puis dix. Tu relis ton email pour la quatrième fois, tu te demandes comment relancer sans avoir l'air de supplier… et tu passes à autre chose. Le prospect n'a pas dit non. Mais tu n'as pas relancé, et ça te coûte des contrats.
La relance fait peur parce qu'on la confond avec de l'insistance. Insister, c'est écrire « Je voulais juste savoir si tu avais eu le temps de regarder… ». Relancer, c'est revenir avec une information nouvelle ou une question précise qui aide le prospect à décider.
Tu es mon assistant commercial, tu connais mon activité et mon style de communication. Mon activité : [ce que tu fais, ta cible, ce que tu livres concrètement] Mon ton : [direct et humain / chaleureux / professionnel sans être froid] Contexte du prospect : - Qui c'est : [poste, secteur, taille de structure] - Ce qu'on s'est dit : [résume l'échange ou la réunion en 3-4 lignes] - Ce que je lui ai envoyé : [devis / proposition / information] - Depuis combien de temps : [X jours / X semaines] - Ce que je sais de sa situation actuelle : [contraintes, calendrier, hésitation] Rédige-moi 3 versions de relance : 1. Courte et directe : une question, une phrase, zéro pression. 2. Avec valeur ajoutée : j'apporte quelque chose de nouveau qui l'aide à décider. 3. De clôture : je mets fin à l'attente sans brûler le pont. Contraintes : pas de « j'espère que tu vas bien », pas de « je voulais juste », pas de formulation passive. Chaque version doit avoir une raison d'être envoyée.
Quelques conseils pour t'en servir :
- Plus tu décris le contexte de l'échange, plus les relances sonnent juste.
- Garde les trois versions et utilise-les dans l'ordre si le silence continue.
- La version « clôture » est souvent celle qui génère le plus de réponses, même négatives. Et une réponse négative vaut mieux qu'un silence qui dure.
Prompt 3 : relancer un client (facture, validation, réponse)
Un élève du bootcamp IA m'a montré un jour sa boîte mail : quatre relances clients en brouillon, jamais envoyées, dont une pour une facture impayée. À chaque relecture, il trouvait son message soit trop sec, soit trop mou. Alors il remettait à plus tard. Et « plus tard », ça faisait quatre semaines.
Ce prompt sort une relance professionnelle, ni sèche ni molle, en moins de deux minutes.
Tu es mon assistant pour rédiger une relance client. Contexte : - Client : [nom / type de client] - Prestation concernée : [devis envoyé, facture en attente, dernier échange…] - Dernier contact : [date + ce qui a été dit] - Ton souhaité : professionnel mais pas froid, sans excès de politesse - Objectif de la relance : [obtenir une réponse / un paiement / une validation] Écris une relance courte (5-6 lignes maximum), qui rappelle le contexte en une phrase, va droit au but et propose une prochaine étape claire. Pas de formules du type « je me permets de revenir vers vous » ni de ton culpabilisant.
Teste-le sur la relance qui attend dans tes brouillons.
Prompt 4 : répondre à une objection sur le prix
« C'est un peu cher pour moi. » Devant ce message, on a envie de se justifier ou de baisser son prix. Ce prompt évite les deux : la réponse rappelle ce que comprend ton offre et propose de réduire le périmètre plutôt que le tarif.
Tu es mon assistant commercial. Je suis [ton métier] et je vends [ton offre] à [ton prix]. Un prospect m'écrit : « [colle son message] ». Rédige une réponse de 6 lignes maximum qui : - remercie sans se justifier, - rappelle ce que comprend mon offre et le résultat qu'elle apporte, - propose une option si le budget est limité (ajuster le périmètre, pas baisser le prix), - termine par une question simple pour avancer. Ton : professionnel et chaleureux, tutoiement si le prospect tutoie.
Si les objections sur le prix reviennent souvent, regarde ton offre avant tes emails. D'expérience, les gens hésitent moins devant un prix élevé que devant une offre floue. Pour le vérifier, demande à l'IA de lire ton offre dans la peau d'un client méfiant :
Tu incarnes un client extrêmement rationnel, méfiant et réticent à dépenser. Ton objectif est de protéger ton argent et de trouver toutes les raisons de ne PAS acheter. Analyse mon offre ci-dessous comme si tu étais ce client : - liste toutes les objections (prix, valeur perçue, crédibilité, risque, timing, complexité…), - identifie les points faibles qui te font hésiter ou refuser immédiatement, - repère ce qui manque pour justifier l'achat (preuves, retour sur investissement, différenciation, garantie…), - donne les conditions exactes qui pourraient te faire changer d'avis, - propose des améliorations concrètes de l'offre et du message pour lever ces blocages. Réponds de manière directe et honnête, sans filtre. Mon offre : [colle ta page de vente, ta proposition ou ta description d'offre]
Les erreurs qui rendent tes emails « robotiques »
- Tu ne donnes pas de contexte. Sans ton activité, ton ton et la situation du client, l'IA écrit pour n'importe qui.
- Tu acceptes le premier jet. Si la réponse ne te convient pas, dis à l'IA ce qui cloche (« trop formel », « trop long », « reformule la conclusion ») et elle corrige.
- Tu laisses passer les formules toutes faites. « Je me permets de revenir vers vous », « j'espère que tu vas bien », « je voulais juste » : interdis-les dans ton prompt, comme dans les exemples ci-dessus.
- Tu envoies sans relire. L'IA prépare le brouillon, mais c'est toi qui signes.
Aller plus loin : ne plus rien réexpliquer
Coller ta description d'activité au début de chaque conversation, ça marche. Mais tu peux aller plus loin : dans Claude comme dans ChatGPT, un projet garde en mémoire ton offre, tes prix, tes clients et des exemples de tes messages. Tu n'as plus qu'à coller l'email reçu et dire ce que tu veux.
C'est ce qu'on construit pendant la formation Claude et ChatGPT : un projet qui connaît ton activité, des assistants pour tes tâches récurrentes, et Claude ou ChatGPT connectés à tes emails.
Questions fréquentes
Ces prompts fonctionnent-ils avec Claude et avec ChatGPT ?
Oui, ils fonctionnent avec les deux. Le résultat dépend surtout du contexte que tu donnes : ton activité, ton ton, la situation du client et l'objectif de ta réponse.
Combien de temps faut-il pour répondre à un email avec l'IA ?
Une fois ta description d'activité écrite, compte environ 90 secondes par email : tu colles le message reçu, tu précises l'objectif, tu relis la proposition et tu ajustes deux mots si besoin.
Comment éviter que l'IA écrive comme un robot ?
Décris ton ton avec précision et donne-lui des exemples de tes vrais messages. Si la réponse ne te ressemble pas, dis à l'IA ce qui cloche (« trop formel », « trop long », « reformule la conclusion ») : elle corrige tout de suite.
Ingénieure logiciel et formatrice, dans l'IA depuis 2009. J'ai formé plus de 300 personnes à Claude, ChatGPT et l'automatisation, surtout des indépendants. Mon parcours →